Smo podjetje s tradicijo, ki svojim uporabnikom ponuja le najboljše. Zaradi potrebe po digitalizaciji smo svojo rešitev za papirno poslovanje razširili na področje brez papirnega poslovanja in uporabo sistema za upravljanje z dokumenti (DMS).
Sistem za upravljanje z dokumenti (DMS) je informacijski sistem, katerega naloga je, da namesto ročnega upravljanja z dokumenti, organizacijo dokumentacije opravimo elektronsko.
Z dokumentnim sistemom delo postane učinkovitejše. Izognemo se ročnemu potrjevanju, ki zahteva prenašanje dokumentov po podjetju, čakanje na njihovo pripravo, odobritve in podpisovanje.
Prednosti uporabe dokumentnega sistema
- Prihranek časa. Z dokumentnim sistemom smo zmožni hitreje zajemati dokumente, jih klasificirati, elektronsko potrjevati, distribuirati, uporabljati, obdelati in jih elektronsko podpisovati. S tem prihranimo čas tako pri obdelavi dokumentov, kot tudi pri obremenitvi dela zaposlenih, ki se sedaj lažje osredotočijo na svojem projektnemu delu.
- Prenosljivost dokumentov. Brezpapirno poslovanje preko dokumentnega sistema je varen in učinkovit. Organizacija dokumentov v digitalnem odložišču zavzame manj prostora. Dokumenti so lažje prenosljivi med uporabniki v procesu, so sledljivi in omogočajo pregledno napredovanje v procesu potrjevanja.
- Bolj organizirano delo. Dokumentni sistem uporabnikom zagotovi učinkovitost dela s tem, da uporabnikom omogoča delo z zadnjo različico dokumenta, z revizijsko sledjo beleži spremembe, z omejitvijo pravic pa nadzoruje dostop do različnih dokumentov. Zaradi boljše organiziranosti je iskanje dokumentov lažje. Dokument se nahaja v elektronskem zbirališču, do katerega lahko dostopajo vsi uporabniki, ki imajo dostop.
- Povečanje fleksibilnosti. Z razvojem tehnologije je tudi proces priprave dokumentov primoran stremeti k optimizaciji. Dostop do dokumentov ne sme biti več pogojen s fizično bližino. In ravno z dokumentnim sistemom imamo informacije dostopne vedno in povsod.
- Hitrejše delo in manj napak. V vsakem podjetju se skrivajo administrativna opravila, ki so v prvi vrsti kradljivci časa in ne dodajajo velike vrednosti za poslovanje. Zato je še toliko bolj pomembno da dokumentni sistem z avtomatizacijo rutinskih nalog bistveno pohitri delo in zmanjša možnost napak.
- Vpliv na odnose s strankam. Svet se premika vse hitreje in vsi pričakujemo hitre odzive, točne informacije in osebni pristop. Predpogoj, da to ponudimo strankam je zadostna hitrost pretoka informacij, ki pa jo je brez dokumentnega sistema težko doseči.
- Varnost. Dokumenti hranjeni v dokumentni sistem so bistveno bolj varni od papirnatih. Papirnate dokumente je težje zaščititi pred nepooblaščenim dostopom, hkrati pa so papirnati dokumenti veliko bolj občutljivi in ranljivi (v primeru kraje, nesreč, nezgod in fizičnem uničenjem).
- Arhiviranje. Hramba dokumentov je zakonsko določena in urejena po zakonskih predpisih o elektronskem arhiviranju. Dokumenti so davčno in pravno veljavni in dostopni uporabnikom z dostopom. Hramba dokumentov na spletu prihrani veliko prostora pisarni, saj se znebimo hranjenja obsežnih fasciklov.
- Trajnostno in ekološko poslovanje. Uporaba dokumentnega sistema pozitivno vpliva na okolje saj zmanjša pogostost tiskanja in porabe papirja. Zmanjšamo pogostost pošiljanja običajne pošte in drugih opravil, povezanih s papirnimi dokumenti ter prihranimo na uporabi papirja in proizvajanja odpadkov.
Vaš partner na področju brezpapirnega delovanja
Optiprintovo storitev najema tiskalnikov smo nadgradili s storitvijo uporabe dokumentnega sistema EBA, ki je namenjen pametnemu poslovanju v podjetju. Največja prednost je ta, da je dokumentni sistem povezan z Optiprintovim tiskalnikom, kar pomeni, da se skenirani dokumentni beležijo neposredno v EBA dokumentni sistem, v katerem lahko prosto upravljate z dokumenti.
Sistem za upravljanje z dokumenti EBA
Nadzor procesov
Procesiranje dokumentov v dokumentnem sistemu EBA DMS postane učinkovito, saj vedno veste, kje in kako dolgo se dokumenti nahajajo.
Prihranek časa in denarja
Hitrejša in enostavnejša obdelava dokumentov, brez potrebe po ročnem pretipkavanju podatkov. Vsi podatkovni prenosi so avtomatizirani in so vedno točni.
Pravilni vnosi
EBA ima vgravirano najsodobnejšo funkcijo prepoznavanje besedila, prihrani čas in odpravi napačne vnose v ERP sistem.
B2B izmenjava
EBA omogoča izmenjavo dokumentov z vašimi poslovnimi partnerji preko različnih B2B protokolov in standardov, ki so v rabi v širšem svetu.
Enostavna integracija
Sistem EBA DMS enostavno združljiva v obstoječo programsko opremo in v celoti omogoča digitalizacijo poslovanja.
