V času pandemije vedno več organizacij svojim zaposlenim omogoča delo od doma. Pozitivni učinki se kažejo v povečani motivaciji zaposlenih in njihovi pripravljenosti na sodelovanje. Hkrati pa delo od doma prihrani stroške delodajalcem in z zmanjšanimi emisijami ugodno vpliva na okolje.

Delo z domače pisarne zahteva dobro organiziranost. Ko imamo kakšen slabši dan se nam zgodi, da nam osredotočenost z dela kaj hitro pade. V izogib skritim pastem si preberite 

10 Optiprintovih nasvetov za učinkovito delo od doma.

1. Jutranja rutina – nepogrešljiv začetek v nov dan.

Ljudje potrebujemo občutek stabilnosti in organiziranosti. Še posebno, ko delamo od doma. Tega zagotovimo z vzpostavitvijo dnevne rutine. Vstajanje ob isti uri, izvedba jutranjih aktivnosti, prehranjevanje, jutranji ritual pitja kave ali čaja ter psihična priprava na delo. Pomembno je, da si že zjutraj ustvarimo okvir delovnega dne. Medtem se skušamo kar se da vživeti v proces, kot da bi se odpravljali v službo.  Denimo, oblečemo se v poslovna oblačila in uredimo približno tako, kot bi se uredili za odhod v službo.

2. Priprava delovnega okolja – domača pisarna

V kolikor je mogoče, domačo pisarno ločimo od ostalih prostorov. Izberemo prostor, ki bo primerno osvetljen in bo spodbujal koncentracijo. Uporabimo pisarniški stol in pisalno mizo, ki bosta namenjena zgolj delu. Pomembno je, da delovni kotiček ustvarimo na način, da ga bo naša podzavest povezovala z delom. V domačo pisarno namestimo omarico za shranjevanje dokumentacije ter nanjo postavimo pisarniški tiskalnik.

Ob zaključku delovnika izbrano mesto zapustimo, kot da bi odšli iz službe.

3. Načrt delovnege dne – vsakodnevna struktura

Urnik dela v službi je običajno razdelan, zato je pomembno, da se delo od doma ne raztegne skozi ves dan. Če se le da, najpomembnejše zadolžitve opravimo najprej. Sestavimo prioritetno strukturo zadolžitev in jim pripišemo okviren čas izvedbe. Sestavimo urnik, dopolnimo koledar in določimo termine za dnevne sestanke. V urnik vključimo tudi krajše odmore ter odmor za malico. Branje in odgovarjanje na elektronsko pošto naj bo določeno z omejenim časovnim oknom. Cilj je je doseči visoko osredotočenost in produktivnosti ter delo umestiti v osemurni delovnik.

4. Moteči dejavniki – nevarnost, ki jo je potrebno čim bolj omejiti

V kolikor je doma več ljudi, postavimo meje in jih upoštevamo. Z ostalimi ljudmi komuniciramo okvir delovnega dne. Če je mogoče, naj nas znotraj delovnika ostali družinski člani ne motijo. Pozorni smo tudi na uporabo pametnega telefona in omejimo uporabo socialnih omrežij. Zasebno elektronsko pošto odpremo čim redkeje. V času delovnika se izogibamo tudi nenehnemu spremljanju aktualnih dogodkov preko spletnih portalov in novic.

5. Osredotočenost – le ena zadolžitev ob istem času

Večopravilnost (ang. multitasking) je postavila nov trend v hitrem življenjskem tempu. Vendar rezultati raziskav kažejo pomanjkanje produktivnosti, ko skušamo opraviti več nalog hkrati. Zato je pomembno, da se osredotočimo zgolj na eno nalogo in jo kvalitetno dokončamo v zastavljenem času. Gre za dinamiko izpolnjenosti saj zaključujemo naloge. Daje občutek stabilnosti ter vzbudi notranjo motivacijo za uspešno zaključevanje ostalih zadolžitev.

6. Redni odmori – ključ do dobrega počutja

Možgani ne zmorejo polno delovati skozi ves delavnik. Zato si moramo zagotoviti ustrezno število odmorov. Čas, ko delamo, razdelimo na intervale intenzivnega dela in odmorov. Po nekaterih raziskavah naj bi bili ljudje v povprečju najbolj učinkoviti s 52-minutnim intervalom miselnega dela, ki mu sledi 17-minutni odmor. Med odmori delo v celoti odmislimo. Čas izkoristimo za krajši sprehod, pripravo obroka ali telesno vadbo, ki bo pomagala pri ohranjanju zdravja in dobrega počutja.

7. Sodelavci – ohranjajmo stik z njimi

Delo od doma omejuje osebne stike in poseže v socialni krog. Ko izpademo iz kolesja pisarniške rutine zamudimo mimobežne stike in pogovore s sodelavci. Ni več skupnih kosil ter ritualov pitja kave. Ne namenoma se izognemo mreženju, ki je še kako pomembno za posel. Zato poleg formalnih dnevnih in tedenskih sestankov vpeljemo mesečnega neformalnega. Ta sestanek je namenjen izključno mreženju in povezovanju zaposlenih, razvijanju idej ter izražanju mnenj. Osebne pogovore vzpostavimo tudi preko spletnih klepetalnic preko rešitev: Skype, Viber, Zoom in GoToMeetings.

8. Notranja energija – odklepanje uspeha

Samostojna razporeditev dela je ena izmed ključnih prednosti dela od doma. Pomembno je le, da je delo opravljeno pravočasno v skladu z dogovorjenimi roki.

Delo si razporedimo glede na lastno produktivnost. Z opazovanjem notranje energije in usmerjanjem le-te dvigujemo učinkovitost. Pri tem je ključno, da se docela spoznamo ter povežemo ciklične ravni energije z  dnevnimi zadolžitvami. Na ta način taktno razpolagamo z notranjo energijo, povečamo učinkovitost in prihranimo na času. Pomembne zadolžitve, ki zahtevajo zbranost in kreativnost, načrtujemo takrat, ko imamo največ energije.

9. Infrastruktura – prvi pogoj ki mora biti izpolnjen

Kakovostno delo od doma zahteva delujočo strojno opremo: od računalnika, monitorjev in opreme, do dobro delujočega tiskalnika ali multifunkcijske naprave.

Več pozornosti je smiselno nameniti preventivni pripravi tehnologije, da ta ne bo zatajila. Hiter Wi-Fi ali zanesljiva optika sta ključnega pomena, saj internet predstavlja okno v zunanji svet. Omogoča upravljanje z notranjimi sistemi, bazami podatkov, komunikacijo s sodelavci, dobavitelji in strankami.

Za primere tehničnih težav izberemo zanesljive operaterje, ki zagotovijo takojšnjo razrešitev situacije na daljavo ali so pripravljeni še v istem dnevu razrešiti tehnični izziv na lokaciji domače pisarne.

10. Tiskalnik – nepogrešljiv element v domači pisarni

Pri delu od doma se za enega izmed motečih okoliščin običajno izkaže primanjkljaj kakovostnega tiskalnika in skenerja. Zaposleni se moramo vračati v službene prostore zgolj zaradi potrebe po kopiranju in pošiljanju dokumentacije. Čemur se izognemo. In najamemo tiskalnik za domačo pisarno. Tiskalnik nam omogoča brezskrbno tiskanje, kopiranje in skeniranje dokumentov v objemu lastnega doma. Z najemom tiskamo barvno in brezhibno. Hkrati neomejeno skeniramo, pošiljamo in urejamo delovno dokumentacijo. Ob čemer nimamo stroškov nakupa barvnih kartuš, papirja in servisiranja.

V Optiprintu ponujamo zanesljivo in ugodno rešitev najema tiskalnika »TO-GO«. Podjetja najamejo tiskalnike, z njimi oskrbijo zaposlene in jim omogočijo nemoteno delo od doma. Tiskalniki so se izkazali za učinkovite tudi v gospodinjstvih s šolarji in študenti, ki tiskajo in skeniranjo šolska in študijska gradiva.

Najem tiskalnika »TO-GO« stane 1€ na dan in vključuje:

  • Tiskalnik za brezskrbno tiskanje, kopiranje in neomejeno skeniranje,
  • predalnik poln papirja,
  • dva seta kartuš,
  • telefonsko podporo (help-desk) Optiprint tehničnih svetovalcev v primeru kakršnihkoli težav,
  • dodaten brezplačen set kartuš enkrat mesečno (menjava za vrnjene prazne kartuše).

Več informacij glede najema in naročila si preberite tukaj.

Želimo vam uspešno delo od doma!