Kaj pred dopustom urediti v pisarni?
Preden ekipa odklopi računalnike in odpre poletni koledar, je dobro preveriti še nekaj ključnih stvari v pisarni. Tako se lahko izognete nepotrebnim zapletom med odsotnostjo in poskrbite, da bo vrnitev na delo bolj mirna.
Poletje je čas za dopust, oddih in sončne dni. A v poslovnem okolju lahko že manjša neurejena podrobnost hitro povzroči zmedo: neodgovorjena sporočila, pozabljeni roki, nedostopni dokumenti ali naprave, ki ob vrnitvi ne delujejo tako, kot bi morale.
Zato smo pripravili kratek seznam za pisarne, podjetja in ekipe, ki želijo pred dopustom urediti najpomembnejše stvari.
Dober pregled pred dopustom pomeni manj prekinitev, manj klicev med odsotnostjo in bolj urejen začetek dela po vrnitvi.
Kaj preveriti pred odhodom na dopust?
Nastavite samodejni odgovor na e-pošto
Vključite obvestilo o odsotnosti, dodajte datum vrnitve in kontakt osebe, ki lahko vmes pomaga pri nujnih zadevah. Tako bodo stranke in sodelavci takoj vedeli, kdaj lahko pričakujejo odgovor.
Uredite predajo nalog
Preglejte odprte naloge, roke in projekte. Pomembno je, da ima ekipa jasen pregled nad tem, kaj je nujno, kaj lahko počaka in kdo prevzame posamezno nalogo.
Preverite račune, naročila in potrditve
Pred dopustom uredite odprte potrditve, naročilnice, račune in plačila. Še posebej pri B2B poslovanju lahko zamik hitro vpliva na dobavne roke ali izvedbo storitev.
Posodobite koledarje in odsotnosti
V skupni koledar vnesite odsotnosti, nadomeščanja in ključne termine. Tako se izognete nepotrebnim usklajevanjem, klicem in iskanju informacij, kdo je kdaj dosegljiv.
Preverite dostop do pomembnih dokumentov
Poskrbite, da so ključne datoteke shranjene na skupni lokaciji in da imajo ustrezne osebe dostop. Dokumenti, ki so shranjeni samo lokalno na računalniku odsotne osebe, lahko hitro povzročijo zastoj.
Poskrbite za varnost pisarne
Pred odhodom preverite okna, klimatske naprave, luči, polnilce in naprave, ki jih ni treba pustiti vklopljenih. Pri daljših odsotnostih je smiselno preveriti tudi dostopne kartice in alarmni sistem.
Pripravite kratka navodila za nujne primere
Zapišite kontakte dobaviteljev, serviserjev, IT podpore in drugih ključnih partnerjev. Kratek seznam lahko ekipi prihrani veliko časa, če se med dopustom pojavi nepredvidena situacija.
Preverite stanje pisarniške opreme
Pred odhodom preverite osnovno pisarniško opremo, zaloge papirja, tonerjev, kartuš in delovanje naprav, ki jih ekipa uporablja vsak dan. Sem spada tudi tiskalnik.
Zakaj je to pomembno?
Dopust naj bo namenjen odklopu, ne reševanju službenih zapletov na daljavo. Z nekaj minutami priprave lahko zmanjšate tveganje za zamude, nejasnosti in nepotrebne klice med odsotnostjo.
Tudi tiskalnik ima rad rutino
Če dalj časa miruje, se lahko ob ponovnem zagonu pojavijo slabši izpisi, izsušene tiskalne glave ali druge manjše težave. Zato ga je smiselno vključiti v poletni pregled pisarniške opreme.
Tekom poletja in dopustniškega obdobja:
- Ne izklapljajte naprave iz elektrike. V stanju mirovanja porabi malo energije in pomaga ohranjati tiskalno glavo v optimalnem stanju.
- Občasno natisnite testni izpis. Kratek testni izpis na 10–14 dni pomaga preprečiti izsušitev ali zamašitev tiskalne glave.
- Preverite stanje naprave. V meniju naprave izberite »Poročilo o stanju naprave« in preverite, ali tiskalnik deluje brez opozoril.
Skupaj poskrbimo, da bo začetek delovnega ritma po dopustu čim bolj nemoten.
Potrebujete pomoč pri tiskalniku?
Če po dopustu naprava ne deluje tako, kot bi morala, naj vas to ne skrbi. Naša servisna ekipa vam je na voljo za hitro pomoč na 070 708 400 ali prek servisnega zahtevka.
Oddaj servisni zahtevek
